Diarium och arkiv

Diarium är ett medel för en myndighet – och även för ett företag - att förteckna sina dokument för att hålla ordning på dem. Ofta använder man ett särskilt datorprogram för ändamålet. Det finns andra sätt att hålla ordning på sina papper, t.ex. att förvara dem i kronologisk eller alfabetisk ordning.

I en kommun är varje nämnd (t.ex. barn- och utbildningsnämnden, byggnadsnämnden, kommunstyrelsen, socialnämnden etc.) en egen myndighet och måste föra sitt eget diarium.

Reglerna om diarieföring finns i Tryckfrihetsförordningens andra kapitel och i Offentlighets- och sekretesslagen. Observera att en myndighet bara är skyldig att diarieföra handlingar som är sekretessbelagda. Detta framgår av 5 kapitlet i Offentlighets- och sekretesslagen. Att man ändå diarieför mycket mer beror att det underlättar när man letar efter handlingar.

Undantag för diarieföring av seketessbelagda handlingar är handlingar som rör socialtjänst  och hälso- och sjukvård.

Det här finns i Ängelholms kommuns diarium

I Ängelholms kommuns diarium hittar du handlingar, t ex. skrivelser som inkommit till kommunen eller tjänstutlåtande som någon tjänsteman på kommunen skrivit som underlag för ett politiskt beslut eller ett beslut i en nämnd. Du hittar också ärenden, dvs. alla aktiviteter som skett i ett visst ärende, tex en skrivelse som inkommit, ett tjänstutlåtande och ett beslut i en nämnd.

Ett diarienummer är det nummer som ett ärende får när det registreras i diariet, diarienumret består av ett årtal och sedan av ett löpnummer. Det kan till exempel vara 2011/123.  Alla handlingar som hör till samma ärende samlas under ett diarienummer.

Ett handlingsid är det nummer som varje handling får när den registreras i diariet. Handlingsnummer är uppbyggda genom årtal och löpnummer, t.ex. 2011.1663

Ibland visas bara att det finns handlingar under ett visst diarienummer. Om det även finns en pdf-ikon kan du ladda ner hela handlingen i pdf-format. Den vanligaste orsaken till att en handling inte går att ladda ner är att handlingen omfattas av sekretess. Det kan också vara så att delar av handlingen innehåller personuppgifter, som i enlighet med personuppgiftslagen (PuL) inte får publiceras på Internet.

Om det inte finns en pdf-ikon, men det framgår att det finns handlingar i ärendet, kan du ändå begära att få se handlingen, men då får du kontakta registratorn.

Du kan ringa till kommunens växel på telefonnummer 0431-870 00 för att få hjälp att komma i kontakt med rätt registrator.